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Im Gespräch

Verantwortung im Unternehmen auf mehrere Schultern verteilen – so gelingt es

Ein Betrieb lässt sich verlässlich am Laufen halten – auch bei Abwesenheit von Chefin oder Chef. Arbeitspsychologin Cornelia Crämer (BG BAU) gibt Tipps zu guter Führung und Unternehmenskultur während der Pandemie und auch für die Zeit danach.

Ob Krankheit, Urlaub oder Quarantäne: Wie können die Verantwortlichen im Unternehmen für den Fall vorsorgen, dass sie abwesend sind?

Ein Gedankenspiel kann helfen: Unternehmerinnen und Unternehmer sollten überlegen, wie das beste und wie das schlechteste Szenario für den weiteren Betrieb ihrer Firma aussehen könnte. Davon ausgehend lassen sich Maßnahmen zur Anpassung der Arbeitsorganisation ergreifen, die im Fall der Fälle umgesetzt werden. Dabei lautet die Grundidee, den Betrieb so zu organisieren, dass er auch ohne die tägliche Anwesenheit der Unternehmerin oder des Unternehmers erfolgreich und sicher weiterläuft.
 

Was lässt sich dafür konkret tun?

Es ist sehr ratsam, mit den Führungskräften und den Arbeitsschutzbeauftragten entsprechende Pläne vorzubereiten. Wer Beschäftigte in verantwortungsvolle Aufgaben einarbeitet und ihnen Zuständigkeiten überträgt, kann sich gut wappnen. Wichtig ist vor allem, die Arbeit gut auf die verfügbaren Beschäftigten zu verteilen. Damit das gelingt, braucht es klare Anweisungen der Verantwortlichen. Aber es ist auch wichtig, die Belegschaft zu befragen, ob und wie das Arbeitsaufkommen zu bewältigen ist. Eine probeweise Abwesenheit hilft herauszufinden, ob alles gut funktioniert.
 

Wie gelingt gute Mitarbeiterführung in der anhaltenden Pandemie?

Entscheidend ist, dass die praktischen Regeln zum Arbeitsschutz in der Coronapandemie allen vertraut sind, genauso wie die Abläufe im Falle einer Infektion. Wer darüber hinaus die bewährte Unternehmenskultur beibehält und Betriebstraditionen flexibel fortführt, kann die Belegschaft emotional stabilisieren. Verantwortliche im Unternehmen sollten ein offenes Ohr für alle Probleme ihrer Beschäftigten haben. Gerade jetzt gilt es, darauf zu achten, Überbelastungen zu vermeiden. So können die Beschäftigten auch bei verminderter Konzentration sicher weiterarbeiten.

Cornelia Crämer
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Cornelia Crämer

Seit 2019 arbeitet Cornelia Crämer als Arbeitspsychologin in der Abteilung Gesundheit für die BG BAU. Zuvor war sie als Personalerin und Suchtberaterin tätig. Ihr Diplom in Pädagogik und in Psychologie erwarb sie an der Universität Tübingen. Seit 2009 leitet sie nebenberuflich eine Taekwondo-Schule.

Was ist langfristig, auch nach der Coronapandemie, wichtig?

Die vielschichtigen, gerade auch emotionalen Belastungen im Zuge der monatelangen Pandemie können dazu führen, dass Personal ausfällt. Wer das bei der Arbeitsplanung vorab berücksichtigt, fährt gut. Gibt es Solidarität im Team, kann das die Krise einzelner Beschäftigter mildern. Und klar: Ein Ausflug oder Fest nach der Pandemie kann die Unternehmenskultur stärken und Dankbarkeit ausdrücken, dass in der Krise alle an einem Strang gezogen haben. Bis dahin gilt es, durchzuhalten und auch mögliche Rückschläge durch die Pandemie möglichst gelassen hinzunehmen – ein großes Stück der Krise haben wir bereits bewältigt!

„Ein Ausflug oder Fest nach der Pandemie kann die Unternehmenskultur stärken und Dankbarkeit ausdrücken, dass in der Krise alle an einem Strang gezogen haben.“

Was haben wir gelernt, was wir zukünftig beibehalten können?

Es lohnt sich, zu überlegen, was in der Zeit gut funktioniert hat. Das lässt sich beibehalten und ausweiten: zum Beispiel Verantwortung auf mehr Schultern zu verteilen. Solche schrittweisen Veränderungen steigern die Kompetenz im Unternehmen. Und damit können nach der Krise Aufträge und Projekte mit höheren Ansprüchen machbar werden. Vielleicht ist die Solidarität zwischen Beschäftigten, Kundinnen und Kunden oder befreundeten Unternehmen in der Krise auch gestiegen. Das wäre wertvoll und sollte im Alltag erhalten bleiben.
 

Checkliste

Ob Urlaub, Krankheit oder wenn einfach etwas dazwischenkommt: Nicht immer ist die Chefin oder der Chef anwesend. Trotzdem kann im Betrieb alles rund und sicher laufen. Denn, wer richtig plant, ist im Ernstfall gut gewappnet. Die Checkliste zeigt, worauf zu achten ist.

So legen Sie als Chefin oder Chef eines Kleinbetriebs los:

  • Machen Sie ein Gedankenspiel: Überlegen Sie, was wäre das Schlimmste, was in Ihrer Abwesenheit passieren kann und was wäre der optimale Prozess? Leiten Sie aus beiden Szenarien Aufgaben und die damit verbunden Verantwortungen ab. Was muss in diesen Situationen von jemanden erledigt werden, der Sie vertritt?
  • Überlegen Sie, welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter Ihre Vertretung sein könnte.
  • Beziehen Sie in die Planung Ihrer eigenen Abwesenheit Ihre Beschäftigten und Arbeitsschutzbeauftragten von Anfang an mit ein.
  • Arbeiten Sie Ihre Vertretung Schritt für Schritt in die neue Verantwortung ein. Planen Sie das Arbeitspensum während der Einarbeitung realistisch.
  • Klären Sie mit Ihrer Vertretung, nach welchen Prioritäten die Aufgaben abgearbeitet werden müssen.
  • Übertragen Sie Rechte an Ihre Vertretung ist auch eine Ausstellung entsprechender Vollmachten notwendig.
  • Informieren Sie Ihre Beschäftigten über Ihre Entscheidung, eine Vertretung in Ihrer Abwesenheit einzusetzen.
  • Sprechen Sie sich mit befreundeten Unternehmerinnen und Unternehmern ab, vielleicht ist im Notfall eine gegenseitige Unterstützung machbar.
  • Wenn Sie Beschäftigte im Ruhestand haben, fragen Sie nach, ob diese im Notfall in Ihrem Betrieb unterstützen könnten.
  • Gewährleisten Sie, dass Sie im äußersten Notfall telefonisch erreichbar sind.

Check: Läuft alles wie geplant?

  • Ein Testlauf hilft: Sie können mit einer probeweisen Abwesenheit herausfinden, ob alles gut funktioniert.
  • Gezielt nachfragen: Erkundigen Sie sich bei Ihrer Vertretung, ob die Arbeitsaufgaben machbar sind.
  • Fragen Sie Ihre Beschäftigten, ob die Arbeit auch mit der Vertretung gut läuft?
  • Alles beim Alten: Prüfen Sie ob die bewährte Unternehmenskultur ohne Ihre Anwesenheit als Chefin oder Chef erhalten bleibt.
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