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Der elektronische Lohnnachweis – so geht’s

Unternehmen müssen jährlich Entgelte an die gesetzliche Unfallversicherung melden. Folgende Tipps helfen, die Daten unkompliziert und vollständig abzugeben.

Seit dem 1. Januar 2019 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, die Anzahl ihrer Beschäftigten, die Arbeitsentgelte sowie die Arbeitsstunden über das neue UV-Meldeverfahren zu übermitteln. Ab dem Beitragsjahr 2018 werden die zu meldenden Daten daher ausschließlich über den elektronischen Lohnnachweis an die BG BAU weitergegeben.

Gut zu wissen

Beim elektronischen Lohnnachweis, dem sogenannten UV-Lohnnachweis, handelt es sich um die Meldung der Berechnungsgrundlagen des Beitrags an die BG BAU. Er ist nicht zu verwechseln mit der UV-Jahresmeldung, Unternehmen müssen jährlich Entgelte an die gesetzliche Unfallversicherung melden. Folgende Tipps helfen, die Daten unkompliziert und vollständig abzugeben.
 

Neue Verfahren müssen sich in der Regel erst einmal bei den Anwendern etablieren. Folgende Schritte sollen dabei helfen, die neuen Verfahrensabläufe sicher zu bewältigen und Fehlermeldungen zu vermeiden.


Schritt 1 – Abruf der Stammdaten

Bevor ein elektronischer Lohnnachweis übermittelt werden kann, sind die Stammdaten in einem zertifizierten Entgeltabrechnungsprogramm durch einen sogenannten Stammdatenabruf abzugleichen. Dieser Abgleich hat einmal jährlich zu erfolgen – entweder durch das Unternehmen selbst oder durch die lohnabrechnende Stelle. Wird zu diesem Zweck die Ausfüllhilfe sv.net verwendet, ist es ratsam, den Stammdatenabruf erst dann anzustoßen, wenn auch gleich der UV-Lohnnachweis abgegeben werden soll.

Der Stammdatenabruf stellt sicher, dass mit dem elektronischen Lohnnachweis die zutreffende Mitgliedsnummer sowie die korrekte Zuordnung zum Gefahrtarif automatisch übermittelt werden. Grundsätzlich stehen die Daten ab dem 1. November für das Folgejahr im Stammdatendienst zum Abruf bereit.

Gut zu wissen

Mit der Umstellung auf den elektronischen Lohnnachweis hat die BG BAU neue Mitgliedsnummern vergeben. Diese und die PIN sind im jährlich im Dezember versandten Aufforderungsschreiben zur Abgabe des UV-Lohnnachweises zu finden. Die Mitgliedsnummer ist im Entgeltabrechnungsprogrammmit der Gültigkeit 01.01.2017 anzulegen. Für die alte Nummer ist das Enddatum 31.12.2016 anzugeben. Nun müssen der neuen Mitgliedsnummer sowie den aktuellen Gefahrtarifstellen noch die Beschäftigten zugewiesen werden, dann ist die Umstellung vollzogen.

Sind im Meldejahr keine Beschäftigten im Unternehmen tätig gewesen, ist kein Stammdatenabruf durchzuführen. Der elektronische Lohnnachweis muss nicht abgegeben werden.

Gut zu wissen

Sollten in diesem Fall bereits Stammdatenabrufe durchgeführt worden sein, sind diese zu stornieren. Andernfalls erwartet die BG BAU eine Entgeltmeldung. Bleibt diese Meldung nach einem Stammdatenabruf aus, besteht die Gefahr, dass ein Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet wird.

Falls die BG BAU für das folgende Jahr Beitragsvorschüsse erhoben hat, sämtliche Beschäftigten aber zum Ende des Vorjahres bereits ausgeschieden sind, ist aufgrund des festgesetzten Vorschusses eine Meldung abzugeben, auch wenn kein Stammdatenabruf durchgeführt wurde.

Gut zu wissen

In diesem Fall ist eine entsprechende Entgeltmeldung (0,00 EUR) vorzunehmen. Ansonsten geht die BG BAU von weiterhin bestehenden Beschäftigungsverhältnissen aus und nimmt eine Schätzung der Arbeitsentgelte vor.

 

Schritt 2 – Meldung des elektronischen Lohnnachweises

Die Meldung des elektronischen Lohnnachweises ist ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung von systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder Ausfüllhilfen (z. B. sv.net) möglich. Eine Anleitung zur Nutzung von sv.net bietet die DGUV auf ihrer Website.

Gut zu wissen

Die Meldung des elektronischen Lohnnachweises kann entweder nur über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder nur über die Ausfüllhilfe vorgenommen werden, um Doppelmeldungen zu vermeiden.

Tipp!
Bei Fehlermeldungen oder Problemen mit Entgeltabrechnungsprogrammen hilft der technische Support des jeweiligen Anbieters.

Falls der elektronische Lohnnachweis von einer lohnabrechnenden Stelle übermittelt wird, sind die entsprechenden Zugangsdaten (aktuelle Mitgliedsnummer und PIN) an diese weiterzugeben. Die Zugangsdaten sind im Aufforderungsschreiben zur Abgabe des UV-Lohnnachweises hinterlegt, das allen der BG BAU zugehörigen Unternehmen jeweils im Dezember zugestellt wird. Die lohnabrechnende Stelle sollte darüber hinaus informiert werden, falls bereits Stammdatenabrufe vorgenommen oder elektronische Lohnnachweise übermittelt worden sind.

Tipp!
Im Extranet der BG BAU können die bereits getätigten Stammdatenabrufe sowie die gemeldeten oder stornierten Lohnnachweise jederzeit eingesehen werden. Sind dort noch offene Vorgänge vorhanden, müssen diese abgeschlossen werden.

Die Frist für die Abgabe des elektronischen Lohnnachweises für das jeweilige Beitragsjahr endet grundsätzlich am 16. Februar des Folgejahres.

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